Ausgangslage
SVA hat im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung die Max-Planck-Gesellschaft als Kunden gewonnen und liefert seither Server, Storages und IT-Zubehör aus einem Rahmenvertrag. Die MPG benötigt ein zentrales, benutzerfreundliches System zur Abwicklung ihrer Beschaffung – mit direkter SAP-Anbindung über einen Punchout Katalog.
Die Besonderheit: Nicht alle Nutzer innerhalb der MPG verfügen über SAP-Zugang. Der Shop sollte sowohl für diese „Anforderer“ als auch für Einkäufer mit SAP-Zugang sinnvoll nutzbar sein. Hinzu kam der Wunsch, externe Lieferanten – insbesondere Hewlett Packard Enterprise (HPE) – nahtlos über ein Punchout-im-Punchout-Verfahren zu integrieren.
Die Lösung – CosmoShop als technische Plattform
CosmoShop – unsere modulare B2B-Shoplösung – wurde als zentrales System für das Projekt gewählt. Sie kombiniert modernste Webtechnologie, Mandantenfähigkeit und tiefe Systemintegration in einem leicht bedienbaren Interface. Die Umsetzung erfolgte auf einem dedizierten Managed Server in unserer Private Cloud.
Technisch umfasst die Lösung:
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SAP OCI Punchout Integration
Der Shop kann über den OCI-Mechanismus direkt aus dem SAP-System heraus aufgerufen werden. Der Rücksprung überträgt den befüllten Warenkorb samt Preisen, Mengen und ggf. Versandkosten. -
Punchout im Punchout – Integration externer Lieferantenkataloge (z. B. HPE)
Nutzer können direkt aus dem Shop heraus in den HPE-Shop springen, dort Server oder Storage-Systeme konfigurieren und diese anschließend zurück in den CosmoShop übernehmen. Dabei werden SKU-Listen, Konfigurations-IDs und Preisinformationen übergeben. Die Übergabe erfolgt über ein bidirektionales OCI-Verfahren. -
Zwischenspeicher für Anforderer (offene Bestellungen)
Nutzer ohne SAP-Zugang können ihre zusammengestellten Warenkörbe unter einem Namen speichern und dem zuständigen Einkäufer zuweisen. Dieser erhält eine Benachrichtigung und kann den gespeicherten Warenkorb später per SAP-OCI abrufen und bestellen. -
Konfigurationsdatenverarbeitung & Preislogik
Die über OCI zurückgegebenen Artikel enthalten zusätzliche Metadaten wieProductLine. Anhand dieser wird im Shop dynamisch ein hinterlegter Rabatt angewendet. Die Preise werden automatisch auf Basis einer administrierbaren Rabattmatrix berechnet. -
Speicherbare Warenkörbe & Merklisten
Einkäufer sehen alle ihnen zugewiesenen „offenen Bestellungen“ in ihrem Konto, können diese einsehen, bearbeiten und direkt übernehmen. Diese Daten sind vollständig historisiert. -
Rollen- und Rechteverwaltung mit Login-Simulation
Administratoren können im Backend einzelne Nutzer simulieren, um Supportanfragen oder Berechtigungsfehler gezielt nachzuvollziehen. -
IP-Whitelisting zur Zugriffskontrolle
Der Zugang zum Shop erfolgt ausschließlich über definierte IP-Ranges. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Standorte (z. B. VPN-Zugänge der MPG) Zugriff auf das System erhalten. -
Technische Infrastruktur
Die Installation erfolgte in einer dreistufigen Umgebung (DEV, STAGING, LIVE) auf einem leistungsfähigen Managed Server mit täglichem Backup, Full-Service-Monitoring und hochverfügbarer Netzwerkanbindung. Der Betrieb erfolgt DSGVO-konform in einem zertifizierten Rechenzentrum (ISO27001, ISO9001). -
Barrierefreiheit & DSGVO
Das System erfüllt die Anforderungen der kommenden Barrierefreiheitsverordnung (BFSG) und bietet Mechanismen zur Anonymisierung, Protokollierung und datenschutzkonformen Einwilligungserfassung.
Projektverlauf
Im Zuge der Ausschreibung wurde ein umfassendes Gesamtkonzept ausgearbeitet. Nach Projektstart wurde zunächst eine leicht reduzierte Version umgesetzt, um erste Anforderungen schnell produktiv nutzbar zu machen und Erfahrungen zu sammeln. Diese agile Vorgehensweise stellte sicher, dass die MPG frühzeitig mit einem funktionsfähigen System arbeiten konnte.
Parallel erfolgten mehrere technische Workshops mit allen Beteiligten, um spezifische Anforderungen aus der Ausschreibung (u. a. Datenformate, Nutzerrollen, Preislogik) im Detail zu präzisieren. Diese Erkenntnisse flossen in die Weiterentwicklung und Finalisierung des Systems ein.
Ergebnis
Mit dem CosmoShop-Punchout-System steht der Max-Planck-Gesellschaft heute eine hochintegrierte, zukunftssichere Beschaffungslösung zur Verfügung, die alle Anforderungen aus der Ausschreibung erfüllt:
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Zentrale, intuitive Plattform für alle Nutzerrollen
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Punchout Katalog mit SAP-OCI inklusive Rückübertragung
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Skalierbare Architektur mit Versionspflege und Update-Management
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Barrierefrei und datenschutzkonform nach aktuellen Standards
Der entwickelte Punchout Katalog ist nicht nur funktional, sondern auch strategisch: Er bietet eine zentrale Plattform, auf der künftig weitere Institute, Lieferanten oder Sortimente ergänzt werden können – ohne erneute Ausschreibung oder Systemwechsel.
Diese Umsetzung zeigt, wie sich komplexe B2B-Beschaffungsprozesse aus einer Ausschreibung heraus effizient und nachhaltig umsetzen lassen. Die flexible CosmoShop-Architektur ist wie gemacht für öffentliche Auftraggeber mit SAP-Anbindung und hohen Compliance-Anforderungen. Der Punchout Katalog dient dabei nicht nur der Automatisierung, sondern eröffnet neue Möglichkeiten für Nutzerfreundlichkeit, Transparenz und Effizienz.
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