Ausgangssituation
Evonik nutzte zuvor ein zentrales eProcurement-System, welches mit den Jahren an seine Grenzen stieß und herstellerseitig abgekündigt wurde.
Diesen Umstand nutzte Evonik um gemeinsam mit CosmoShop ein neues, dynamisches und modernes Katalog Management / B2B Bestellsystem zu etablieren.
Nach Durchführung eines Proof-of-Concept wurde das Großprojekt umgesetzt.
Aufgabenstellung
Das Ziel war die Einführung eines modernen, mandantenfähigen eProcurement Katalogsystems, das intern wie extern genutzt werden kann. Dazu gehörte die enge Verzahnung mit SAP über OCI-Punchout und IDoc-Übergaben, die Verwaltung mehrerer Lagerorte, ein differenziertes Kontierungsmodell sowie Single Sign-On (SAML2).
Umgesetzte Kern-Features
Mehrmandantenfähigkeit
Das neue eProcurement System auf CosmoShop Basis erlaubt es, verschiedene Kataloge (aktuell sind es über 50!) pro Kunde oder Usergruppe zu verwalten. Jeder Mandant kann eigene Sortimente, Berechtigungen und Sprachen nutzen. Damit können sowohl interne Abteilungen als auch externe Partner effizient über eine zentrale Plattform arbeiten.
Das System wird weltweit genutzt!
bmeCAT-Importschnittstelle mit Mediadaten
Über eine leistungsstarke Schnittstelle werden Produktdaten in Form von bmeCAT-Dateien in das Katalogsystem importiert. Neben Stammdaten wie Materialnummern und Preisen werden auch umfangreiche Mediendaten (Bilder, technische Dokumente, Sicherheitsdatenblätter) automatisiert übernommen. Dies ermöglicht eine zentrale Datenpflege und konsistente Darstellung im gesamten Konzern.
Single Sign-On
Das Login erfolgt weltweit über die bestehende Konzern-Infrastruktur. Mitarbeiter wie externe Nutzer authentifizieren sich mit ihrem bestehenden Account, die Berechtigungen werden automatisiert aus den SSO-Gruppen abgeleitet. Damit entfällt die manuelle Benutzerverwaltung und die Sicherheit wird erheblich gesteigert.
Facettensuche
Die Verwaltung sechsstelliger Artikelanzahlen erforderte den Einsatz einer umfangreichen Detailsuche, welche sehr performant sein muss. Die meisten Einkäufer nutzen diese, daher floß viel Zeit in die Planung und Optimierung der detaillierten Suchfunktion.
Granulares Berechtigungskonzept
Jeder Nutzer sieht nur die für ihn freigegebenen Kataloge und Funktionen. Über mehrstufige Gruppen- und Rollenstrukturen können Bestellrechte, Anzeigerechte und Limitierungen flexibel gesteuert werden. So lassen sich komplexe Konzernhierarchien abbilden und zugleich Compliance-Vorgaben einhalten.
Kontierungsverwaltung
Ein zentrales Feature ist die flexible Handhabung von Kontierungstypen. Ob Kostenstellen, Instandhaltungsaufträge oder Projektelemente – das System unterstützt die unterschiedlichen SAP-Kontierungsarten und prüft diese auf Validität. Damit werden Bestellungen automatisch korrekt zugeordnet und Fehler im Abrechnungsprozess vermieden.
Verwaltung mehrerer Lagerorte
Das Katalogsystem bildet Bestände bis auf Lagerplatzebene ab. Nutzer können jederzeit prüfen, in welchem Evonik Werk oder Lagerort ein Artikel verfügbar ist. Diese Transparenz erhöht die Planungssicherheit und ermöglicht schnelle Entscheidungen, selbst bei komplexen Lieferketten.
OCI-Punchout-Integration in SAP
Über die Punchout-Schnittstelle können Anwender direkt aus SAP in den CosmoShop abspringen, dort Warenkörbe füllen und diese zurück in ihr SAP-System übergeben. Der Prozess läuft nahtlos und sorgt dafür, dass Bestellungen konsistent im ERP-System weiterverarbeitet werden können.
IDoc-Orderübergabe
Alle Bestellungen aus dem Katalogsystem werden in Form standardisierter IDoc-Datensätze an SAP übergeben. Diese können zunächst geprüft und anschließend freigegeben werden, bevor die finale Auftragserstellung im ERP-System erfolgt. Damit ist eine reibungslose Integration in bestehende Workflows gewährleistet.
Mehrsprachigkeit
Neben Deutsch können weitere Sprachen wie Englisch, Niederländisch oder Chinesisch abgebildet werden. Kataloge enthalten sprachspezifische Inhalte, sodass internationale Standorte die Plattform gleichermaßen nutzen können.
Dank unserer neuen „KI Agent“ Technologie können die Systemtexte in jede beliebige Sprache übersetzt werden.
Auch Artikeltexte lassen sich damit übersetzen.
Benutzerfreundlicher Checkout
Ein optimierter Checkout-Prozess mit Onepage-Variante, Pflichtfeldern (z. B. Wunschlieferdatum, Kontierung) und Adressverwaltung sorgt für schnelle Bestellprozesse. So sparen Anwender Zeit, während die Datenqualität gleichzeitig hoch bleibt.
Vorteile für Evonik
- Zeitersparnis: Automatisierte Datenimporte, SSO und standardisierte Orderübergabe entlasten Anwender und IT.
- Effizienz: Durch zentrale Mandantenfähigkeit und Punchout-Prozesse wird die Beschaffung erheblich beschleunigt.
- Transparenz: Mehrere Lagerorte und Bestandsanzeigen auf Lagerplatzebene schaffen Übersicht und Planungssicherheit.
- Flexibilität: Modularer Aufbau über den CosmoShop-Appstore ermöglicht jederzeitige Erweiterungen.
- Modernität: Kontinuierliche Updates garantieren, dass das System technologisch immer auf dem neuesten Stand bleibt.
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