Die Aufgabe: Interne Beschaffung neu denken
Die Hoffmann Group, Europas führender Partner für Qualitätswerkzeuge mit rund 4.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von über 1,4 Milliarden Euro (2025), stand vor einer typischen Herausforderung wachsender B2B-Organisationen: Die interne Beschaffung von Werbematerial für den Außenvertrieb lief über mehrere veraltete Systeme und manuelle Prozesse. Das Ergebnis waren hoher administrativer Aufwand, fehlende Transparenz und uneinheitliche Abläufe.
Gesucht wurde ein zentrales, digitales Bestellsystem, das sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert, Compliance-Anforderungen abbildet und ohne aufwendige Schulungen genutzt werden kann.
Warum CosmoShop?
Nach einer intensiven Evaluierungsphase fiel die Entscheidung auf das CosmoShop B2B Bestellportal. Ausschlaggebend waren:
- Umfangreiche Standardfunktionen für B2B- und Beschaffungsprozesse
- Hohe Integrationsfähigkeit in bestehende Systemlandschaften
- Flexible Schnittstellen für individuelle Anforderungen
- Langjährige Erfahrung im Bereich Werbeartikel und Mitarbeiterportale
Die Lösung: Geschlossenes B2B Bestellportal mit SAP-Integration
Das neue Bestellsystem wurde als geschlossene Plattform innerhalb der Hoffmann Group-Infrastruktur aufgebaut. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über Single Sign-On (SSO) – bestehende Nutzerkonten und Berechtigungen werden direkt übernommen, zusätzliche Logins entfallen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- BMEcat-Import für die automatisierte Einspielung aller Artikeldaten zum Start
- Individuelle API-Anbindung zur Übergabe und Validierung von Bestellungen anhand der SAP-Nummer
- Regelmäßiger Bestandsabgleich mit SAP für stets aktuelle Lagerbestände und Verfügbarkeiten
- Digitales Formular zur steuerlichen Nachweispflicht bei Werbeartikeln – strukturiert abgefragt und revisionssicher dokumentiert
- Artikel-Ländersperren zur Einhaltung von Versand- und Compliance-Vorgaben
- Erweitertes Reporting für mehr Transparenz im Controlling
Das Ergebnis: Transparenz, Effizienz und Compliance
Mit dem neuen B2B Portal verfügt die Hoffmann Group heute über eine zentrale Beschaffungsplattform, die Bestellungen von Werbematerial bündelt und transparent macht. Prozesse, die zuvor zeitintensiv und unübersichtlich waren, laufen nun klar nachvollziehbar ab.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Deutlich reduzierter administrativer Aufwand in Controlling und Marketing
- Einheitliche Datenbasis durch automatisierten SAP-Abgleich
- Revisionssichere Dokumentation aller steuerlich relevanten Vorgänge
- Intuitiver Einkaufsprozess für alle Mitarbeitenden an einer zentralen Stelle
- Skalierbare Grundlage für zukünftige Erweiterungen
Fazit
Mit der Einführung des cloudbasierten CosmoShop B2B Bestellportals hat die Hoffmann Group die interne Beschaffung von Werbematerial grundlegend modernisiert. Die Lösung verbindet einfache Bedienbarkeit mit tiefer Integration in die bestehende SAP- und IT-Infrastruktur – und schafft so eine stabile Grundlage für effiziente, transparente und compliancekonforme Beschaffungsprozesse.
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