Tradition trifft Innovation:
Der Aufbau eines B2B-Bestellsystems bei Voortmann
Als Voortmann Steuerungstechnik den Aufbau eines eigenen B2B-Shops plante, wirkte die Aufgabe zunächst klar: ein System, das das breite technische Sortiment sauber abbildet, individuelle Kundenpreise berücksichtigt und Bestellvorgänge vereinfacht. Sehr schnell zeigte sich jedoch, dass der eigentliche Kern des Projekts nicht der Shop war, sondern die Daten dahinter. Gemeinsam mit CosmoShop ordnete Voortmann die Datenbasis neu – mit dem Ergebnis eines Systems, das den Alltag entlastet und dauerhaft stabil bleibt.
Schluss mit Systembrüchen
Parallel meldete der Vertrieb wachsende Anforderungen aus dem Markt: Viele Kunden wollten den künftigen Voortmann-Shop direkt aus ihrem ERP- oder eProcurement-System ansteuern können. Damit sollte der Bestellprozess nicht nur komfortabler, sondern vor allem effizienter und durchgängig digital werden. Diese Erwartung erhöhte die technische Komplexität des Projekts – und verschob den Fokus noch stärker auf die Datenqualität und Konsistenz der Schnittstellen.
Data-First-Ansatz
Nach dem gemeinsamen Workshop mit dem Shop-Anbieter stand fest, dass das Projekt nicht linear abzuarbeiten war. Folglich haben die Projektbeteiligten die Schnittstellen schrittweise neu sortiert und priorisiert. Die BMEcat-Anbindung aus dem PIM-System sollte den Shop zwar mit Sortimenten versorgen, im Tagesgeschäft aber nur geänderte Datensätze einspielen – wichtig wegen der enormen Bilddatenmenge. Das ERP-Tool lieferte separate Preislisten, zum Teil als Differenzdateien, zum Beispiel nur der Preis, wenn sich dieser bei einem Artikel ändert. Firmen- und Kundendaten wiederum benötigten eine eigene Logik, da die klassische Shop-Kundengruppenstruktur für Voortmanns Anforderungen nicht ausreichte. Der Shop-Anbieter schlug vor, alle technischen Entscheidungen systematisch entlang von drei zentralen Strängen zu organisieren: Artikel, Preise, Kunden. Erst wenn diese sauber miteinander verknüpft sind, kann ein B2B-Shop stabil arbeiten.
Technische Klarheit durch iterative Strukturierung
Zunächst wurde das Lastenheft in ein technisches Pflichtenheft überführt. Dabei traten Fragen auf, die vorher niemand gestellt hatte: Wie sollen Gefahrgut-Icons angezeigt werden? Welche technischen Felder gelten als „filterrelevant“? Und wie verhält sich die Suche, wenn ein Kunde drei verschiedene Artikelnummern für dasselbe Produkt nutzt? Viele Prozesse, die theoretisch logisch wirkten, zeigten in der Praxis kleine Stolpersteine:
- Attribute im PIM waren gepflegt, aber nicht eindeutig. Es brauchte ein konsistentes Attributschema für Suche und Facetten.
- Produktbilder benötigten ein einheitliches URL-Schema, da manche Kunden diese in eProcurement-Systemen weiterverwenden.
- Export- und Importlogiken mussten sauber ineinandergreifen, damit der Datenaustausch zuverlässig funktioniert.
Simon Soboll erklärt: „Vieles musste da erstmal homogenisiert und überarbeitet werden. Das hat viel Zeit eingenommen, allerdings ist unser Sortiment nun sehr clean und optimiert.“
Fazit: Digitalisierung beginnt mit dem Fundament
Das Projekt zeigt eindrücklich, wie stark B2B-Digitalisierung vom Datenfundament abhängt. Ein moderner Shop ist nur so gut wie die Strukturen dahinter. Voortmann hat unterwegs gelernt, dass ein Bestellsystem auch eine Chance ist, die eigenen Prozesse zu ordnen und konsistenter zu gestalten. Nächste Schritte könnten der Ausbau der Variantenlogik oder weitere Schnittstellen sein. Entscheidend ist jedoch: Das System steht, es entlastet die Mitarbeitenden und macht Bestellungen für Kunden transparenter. Oder wie E-Commerce-Manager Simon Soboll es formuliert: „Am Ende haben wir nicht nur ein neues System bekommen, sondern ein klareres Bild davon, wie wir eigentlich arbeiten. Das hilft uns fast noch mehr als der Shop selbst.“
Ähnliche Kunden in der Branche
Wir sind Partner des
