Bestellsystem Schnittstelle

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Bestellsystem Schnittstelle


Was ist eine Bestellsystem Schnittstelle?

Die elektronische Beschaffung benötigt Schnittstellen zwischen Käufer und Verkäufer. Entlang der sogenannten „Supply Chain“, d.h. der Wertschöpfungskette vom Lieferanten bis zum Käufer wird der gesamte Prozess durch die Verbindung der Systeme hergestellt.
Das Bestellsystem steht zur Beschaffung von verschiedensten Produkten zur Verfügung. Daran angeschlossen sind oft mehrere Lieferanten.
Auf Wikipedia findet sich zu diesem Thema auch ein interessanter Beitrag.

 

Praxisbeispiele für Bestellsystem Schnittstellen

Sie sind ein Konzern oder eine Firma aus dem Mittelstand, welche Beschaffungsprozesse digitalisieren möchte, um mehr Effizienz zu schaffen und Kosten zu sparen.
Dazu betreibt man eine eProcurement Lösung oder auch ein Intranet Shopsystem, welches die Produkte darstellt und verfügbar macht. An diesem System sind nun alle beteiligten Lieferanten angebunden, deren Produkte im System verfügbar sind. Dabei werden die Produkte auf der einen Seite ins Bestellsystem eingeliefert und auf der anderen Seite die Bestellungen auch wieder zu den jeweiligen Lieferanten übertragen. Mittels der Bestellsystem Schnittstelle werden die Bestellungen übertragen. Somit ist der Workflow ideal, denn das Unternehmen, welches das Bestellsystem einsetzt, hat mit der Verwaltung des Sortimentes nichts zu tun. Dies ist Job der Lieferanten.

 

Möglichkeiten der Anbindung

Es gibt viele verschiedene Bestellsysteme auf dem Markt, jedoch kann jedes Unternehmen auch selbst einen Webshop zur internen Bestellung aufbauen. Dies ist immer Abhängig von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Artikel und er nötigen Prozesse, Freigabeworkflows usw..
Daher reicht die Bandbreite, wie so häufig, von handelsüblichen Shopsystemen wie etwa CosmoShop oder Shopware etc. welche auch als Intranet Shops eingesetzt werden können, bis hin zu großen eProcurement Systemen wie SAP Ariba, Newtron, etc.
An diese Systeme kann man auf verschiedene Art und Weise zugreifen. Eine sehr verbreitete Methode ist der OCI Punchout, für den wir sogar ein eigenes Modul parat haben. Dabei wird der Bestellshop verlassen, das Shopsystem des Lieferanten wird aufgerufen und die ausgewählten Produkte werden mit der Bestellsystem Schnittstelle zurück ins System übertragen, dort bringt der Einkäufer den Vorgang zu Ende.
Es gibt jedoch auch klassische Schnittstellen, bei denen die Orders direkt zum Lieferanten übertragen werden. Ein gängiges Format ist hier Orders05 (XML), welches entweder per eMail (unsicher) oder per sFTP übermittelt wird.
Bei Ariba gibt es ein eigenes Format, namens cXML, welches jedoch im Grunde sehr ähnlich ausgetauscht wird.
Der wohl verbreitetste Standard für Orderübertragungen ist Edifact (EDI). Jedoch ist das Format bei Entwicklern nicht so beliebt, da es „historisch gewachsen“ ist und für die meisten Anwendungsfälle auch zu großspurig und umfangreich ist.

 

Ablauf des Projektes

Im Laufe der vielen Jahre unserer Projektarbeit haben wir einige Tipps zur Planung Ihres Projektes zur Implementierung von Schnittstellen an Ihr Bestellsystem.
Sollten Sie ein großes eProcurement einsetzen, ist der Ablauf eigentlich ziemlich klassisch, da es ausreichend Dokumentation und Vorgaben für die Anbindungen der Bestellsystem Schnittstelle gibt. Dennoch gibt es einen riesigen GAP, den wir immer wieder erleben: die mangelnde Kommunikation und fehlende Zuständigkeiten.
Wichtig ist, dass es einen zuständigen und verantwortlichen Projektleiter auf der Bestellsystem-Betreiber Seite gibt (also beim Konzern oder mittelständischen Unternehmen, welches Lieferanten anbinden möchte). Dieser Projektleiter muss dringend dafür sorgen, dass der eProcurement Anbieter ebenfalls einen projektverantwortlichen Zuständigen definiert, welcher die Anbindung koordiniert.
Viel zu oft erleben wir wöchentliche Jourfixes, die das Projekt nicht wirklich vorwärts bringen. Zudem wechseln die Ansprechpartner und bei Rückfragen wird von einem zum anderen Ansprechpartner verwiesen. So kann eine eigentlich einfach zu lösende Anbindung um Monate verzögert werden.

 

 

Bestellsystem Schnittstelle - Testshop installierenSollten Sie kein eProcurement System einsetzen, sondern einen Intranet Webshop aufgebaut haben, über den Sie die Bestellungen abwickeln, so empfehlen wir den Aufbau von einer Orderübertragung per XML auf einen sFTP Server. Das Projekt beginnt mit dem klassischen Projektgespräch, in dem Sie die technischen Möglichkeiten des IT Dienstleisters Ihres Lieferanten ausloten sollten. Idealerweise kann er die von Ihnen vorgegebene Übertragungsmethode umsetzen. Das hat für Sie den Vorteil, dass jeder Lieferant gleich angebunden ist und somit technisch alles einfacher zu überblicken ist.

 

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