Elektronische Übertragung von Belegen
für mehr Effizienz

Elektronische Rechnungen sind heutzutage nicht mehr wegzudenken.
Immer mehr Unternehmen setzen auf die Vorteile der xRechnung, die nicht nur Zeit und Kosten spart, sondern auch für mehr Sicherheit und Nachhaltigkeit sorgt.

Was ist eine xRechnung?

Die xRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern genutzt wird. Im Vergleich zur traditionellen Papierrechnung bietet die xRechnung zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:
• Schnellere Übertragung: Die xRechnung wird innerhalbvonSekundenübertragen und empfangen, im Gegensatz zu einer Papierrechnung, die per Post verschickt werden muss.
• Kostenersparnis: Durch die papierlose Übertragung können Unternehmen Kosten für Porto, Papier und Druck sparen.
• Nachhaltigkeit: Die xRechnung reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zum Umweltschutz bei.
• Automatisierung: Die xRechnung lässt sich einfach in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und automatisieren, was Zeit und Ressourcen spart.

Wie funktioniert die xRechnung?

Die xRechnung basiert auf einem einheitlichen Datenformat, das eine strukturierte Übertragung der Rechnungsdaten ermöglicht. Hierbei werden alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Lieferdatum und Rechnungsbetrag, in einer standardisierten Form übertragen. Durch die Verwendung von standardisierten Datenformaten wird eine fehlerfreie Übertragung und Verarbeitung der Daten sichergestellt.

Warum xRechnungen nutzen?

Durch die Nutzung von xRechnungen können Unternehmen zahlreiche Vorteile erzielen. Neben den bereits genannten Vorteilen, wie Kostenersparnis und Automatisierung, bietet die xRechnung auch eine höhere Sicherheit. Durch die Verwendung von standardisierten Datenformaten wird eine einheitliche Verarbeitung der Rechnungsdaten gewährleistet, was mögliche Fehlerquellen minimiert. Zudem können xRechnungen durch elektronische Signaturen zusätzlich abgesichert werden.

ZUGFeRD  was steckt dahinter?

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und ist ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung. XRechnung ist der Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen öffentlichen Auftraggebern und deren Lieferanten.

Vorteile von ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD ermöglicht es, eine Rechnung als PDF-Datei zu erstellen, die sowohl für den Menschen als auch für Computer lesbar ist. Das bedeutet, dass wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch ausgelesen werden können, was den Rechnungsprozess vereinfacht und beschleunigt. XRechnung stellt sicher, dass die elektronische Rechnung zwischen dem Auftraggeber und dem Lieferanten auf standardisierte Weise ausgetauscht wird, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt übertragen werden und dass beide Parteien dieselbe Sprache sprechen.

Durch die Kombination von ZUGFeRD und XRechnung können Unternehmen und öffentliche Auftraggeber effizient und sicher elektronische Rechnungen austauschen. Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern auch die Kosten und den Papierverbrauch.

Wird XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland verpflichtend?

XRechnung ist in Deutschland seit dem 27. November 2020 verpflichtend für alle Lieferanten, die elektronische Rechnungen an Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber senden. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, das die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt.

Die Verpflichtung betrifft nur den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen öffentlichen Auftraggebern und ihren Lieferanten auf nationaler Ebene. Es ist jedoch davon auszugehen, dass sich der Standard auch auf den privaten Sektor ausdehnen wird, da die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und des Datenaustauschs auch für Unternehmen außerhalb des öffentlichen Sektors relevant sind.

Unsere Lösungen für die Umsetzung von ZUGFeRD und XRechnung

Unser Unternehmen bietet Schnittstellen und Module an, die ZUGFeRD und XRechnung unterstützt und Ihnen bei der Erstellung, Übermittlung und Archivierung von elektronischen Rechnungen hilft. Wir sorgen dafür, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und Ihnen Zeit und Ressourcen sparen. Denn Effizienz ist heutzutage wichtiger denn je geworden.

Schulungen und Unterstützung für die Implementierung

Um sicherzustellen, dass Sie die Vorteile von ZUGFeRD und XRechnung voll ausschöpfen können, bieten wir Schulungen und Unterstützung bei der Implementierung des Standards an. Unsere Experten helfen Ihnen bei der Integration der Software und bei der Anpassung an Ihre individuellen Bedürfnisse.

Offzielle Quellen für weiterführende Informationen

• Die offizielle Website der Zentralen Koordinierungsstelle für IT-Standards (ZKI): https://xeinkauf.de/xrechnung/
  Die ZKI ist die zentrale Anlaufstelle für die Einführung von IT-Standards im öffentlichen Sektor. Auf ihrer Website finden Sie umfassende Informationen über XRechnung, einschließlich Leitfäden, Schulungsmaterialien und technischen Spezifikationen.
• Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI): https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrung-e-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-node.html
• Das BMI ist die zuständige Behörde für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Auf ihrer Website finden Sie eine umfassende Liste mit häufig gestellten Fragen und Antworten zu XRechnung.
• Der Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi): https://www.bitmi.de/
• Der BITMi ist der größte IT-Verband für den Mittelstand in Deutschland. Auf ihrer Website finden Sie eine Vielzahl von Informationen über XRechnung und ZUGFeRD, einschließlich Leitfäden, Whitepapers und Webinare.
• Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): https://www.ferd-net.de/
• Das FeRD ist eine Initiative von Wirtschaftsverbänden, Unternehmen, öffentlichen Auftraggebern und IT-Unternehmen, die sich für die Einführung von elektronischen Rechnungsstandards einsetzt. Auf ihrer Website finden Sie umfassende Informationen über ZUGFeRD und deren Implementierung.
• Das Bundesministerium der Finanzen (BMF): https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/
• Das BMF ist die zuständige Behörde für die Einführung von XRechnung im öffentlichen Sektor. Auf ihrer Website finden Sie umfassende Informationen über die technischen Spezifikationen und Anforderungen für XRechnung.

Fazit

Die xRechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die auf eine effiziente und nachhaltige Lösung für die Rechnungsübertragung setzen. Durch die Verwendung von standardisierten Datenformaten und elektronischen Signaturen wird eine sichere und fehlerfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten gewährleistet. Nutzen Sie die Vorteile der xRechnung und starten Sie in eine papierlose Zukunft