Für MAGNA sweets hat CosmoShop einen zentralen B2B-eShop realisiert, der Produktpräsentation, Angebotserstellung, Bestellung, Web2Print und Freigabeprozesse in einer Plattform vereint. Schnittstellen zu CDH, KS1 und Microsoft Dynamics / Navision sorgen für durchgängige digitale Abläufe – vom ERP-System bis zur Druckfreigabe.
Ausgangssituation
Bei individualisierten Werbeartikeln fallen zahlreiche Abstimmungsschritte an: Druckdaten müssen bereitgestellt und geprüft, Produkte visualisiert und Freigaben mit Industriekunden koordiniert werden.
Bei MAGNA sweets kamen Bestellungen zudem aus unterschiedlichen ERP-Systemen. Viele Arbeitsschritte liefen manuell, und Kunden fehlte ein durchgängiger digitaler eShop für Bestellung, Gestaltung und Freigabe.
Aufgabenstellung
Ziel war die Entwicklung eines zentralen eShops, der die typischen Prozesse im Werbemittelgeschäft digital bündelt und automatisiert.
Neben klassischer Produktsuche und Bestellung sollte der eShop auch Online-Angebote, Kundenpräsentationen, Web2Print-Gestaltung, 3D-Visualisierung sowie automatisierte und manuelle Freigabeprozesse abdecken.
Integriertes Web2Print mit Printess
Das Web2Print-System Printess ist nahtlos in den eShop integriert. Kunden laden Druckdaten hoch und bearbeiten sie direkt im Bestellprozess.
Produktbezogene Vorlagen, Hilfslinien und Druckbereiche unterstützen die Kontrolle der Gestaltung. Zusätzlich wird die Auflösung hochgeladener Dateien automatisch geprüft.
3D-Visualisierung individualisierter Produkte
Bei entsprechend vorbereiteten Artikeln wird das individuell gestaltete Produkt im eShop realitätsnah als 3D-Rendering dargestellt.
So lässt sich die Wirkung eines Logos oder Motivs deutlich besser beurteilen als anhand einer rein zweidimensionalen Druckdatei.
Automatisierte Freigabeprozesse aus CDH und KS1
Eine Besonderheit des neuen eShops ist die Integration branchentypischer ERP-Systeme wie CDH und KS1.
Bereits dort erfasste Bestellungen lassen sich direkt in den eShop importieren. Die zugehörigen Druckdaten werden anschließend automatisch mit der passenden Web2Print-Vorlage verarbeitet.
Das System erzeugt daraus unter anderem:
- ein 3D-Rendering des individualisierten Produkts
- eine Ansicht der Druckdaten mit Hilfslinien
- relevante Kontrollinformationen
- ein gebündeltes Freigabe-PDF
Der Besteller erhält automatisch eine E-Mail mit den Unterlagen und kann diese zur Abstimmung an seinen Industriekunden weiterleiten. Nach erfolgter Freigabe wird der Bestellprozess bequem im eShop fortgesetzt.
Integrierter manueller Freigabeprozess
Nicht jeder Auftrag eignet sich für eine vollständige Automatisierung. Deshalb lassen sich Bestellungen im eShop auch zunächst im Bereich „Meine Freigaben“ parken.
Der Anwender stimmt den Entwurf mit seinem Industriekunden ab und setzt den Vorgang nach dessen Freigabe an der passenden Stelle im eShop fort. Bereits zusammengestellte Bestellungen bleiben dabei vollständig erhalten.
Online-Angebote und Kundenpräsentationen
Der eShop unterstützt nicht nur Bestellungen, sondern auch vorgelagerte Vertriebsprozesse.
Online-Angebote lassen sich direkt im eShop erstellen. Zusätzlich können professionelle Produktpräsentationen für Industriekunden vorbereitet und mit dem jeweiligen Kundenlogo individualisiert werden.
Anbindung an Microsoft Dynamics / Navision
Die Integration in Microsoft Dynamics / Navision verbindet den eShop mit der internen Warenwirtschaft von MAGNA sweets.
Produktdaten werden für die digitale Nutzung im eShop bereitgestellt, Bestellungen zur weiteren Verarbeitung an das ERP-System übergeben. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss zwischen Warenwirtschaft, eShop und Auftragsbearbeitung.
Vorteile für MAGNA sweets
- Weniger manuelle Arbeit: Die automatisierte Verarbeitung von Bestellungen und Druckdaten reduziert wiederkehrende Arbeitsschritte.
- Weniger Medienbrüche: ERP-Systeme, eShop, Web2Print und Freigabeprozesse greifen direkt ineinander.
- Schnellere Abstimmung: 3D-Renderings und automatisch erzeugte Freigabeunterlagen vereinfachen die Kommunikation mit Industriekunden.
- Durchgängige Prozesse: Bestellungen aus CDH und KS1 werden im eShop digital weiterverarbeitet, ohne erneut vollständig erfasst werden zu müssen.
- Mehr Vertriebsunterstützung: Online-Angebote und individualisierte Präsentationen ergänzen den klassischen Bestellprozess.
- Flexibler Ausbau: Der eShop bildet die Basis für weitere Prozessoptimierungen und zukünftige Funktionen.
Mit dem neuen B2B-eShop ist eine integrierte Prozessplattform für das individualisierte Werbemittelgeschäft entstanden – von der Produktauswahl über Gestaltung und Freigabe bis zur weiteren Auftragsbearbeitung.
Mario Siebig, Geschäftsführer von MAGNA sweets, beschreibt diese Erfahrung so:
„Wir freuen uns sehr, dass wir das Projekt nun live gebracht haben. Die vielen Details, die es zu bedenken gab, haben uns überrascht. Dennoch haben wir noch viel vor: Wir werden das System weiter ausbauen und unseren Kunden noch viele weitere nützliche Funktionen bieten. Prozessoptimierung auf allen Seiten ist unser erklärtes Ziel.“
Sein Fazit zeigt zugleich, dass der Go-live nicht als Endpunkt verstanden wird. Die neue Plattform schafft vielmehr eine Basis, auf der sich weitere Prozesse und Funktionen aufbauen lassen.
Gestaltung und Usability als Teil der Prozessoptimierung
Bei aller technischen Komplexität sollte das System für den Anwender einfach zu bedienen sein. Genau darin lag eine der zentralen Anforderungen.
Die Oberfläche wurde deshalb so gestaltet, dass Kunden sich durch Produktauswahl, Konfiguration, Freigabe und Bestellung orientieren können, ohne die dahinterliegenden Schnittstellen und technischen Abläufe verstehen zu müssen. Der Shop fügt sich in den digitalen Auftritt von MAGNA sweets ein und ist zugleich auf unterschiedlichen Endgeräten nutzbar.
Für Silvan Dolezalek, Geschäftsführer von CosmoShop, ist dieser Punkt ein wesentlicher Teil des Projekterfolgs:
„Die Gestaltung und die Usability waren uns sehr wichtig, denn der Besteller muss sich jederzeit im System auskennen – es darf keine Stolpersteine geben. Wir freuen uns sehr über die tolle Zusammenarbeit während der Projektumsetzung. Es war zwar anstrengend, aber das Ergebnis kann sich sehen lassen.“
Gerade bei komplexen B2B-Prozessen ist diese Perspektive entscheidend: Eine technisch leistungsfähige Lösung entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn Anwender verstehen, was der nächste Schritt ist und wo sie einen laufenden Vorgang wiederfinden.
Über dieses Projekt berichtete
CIO.de
„Evonik modernisiert Materialmanagement mit datenbasiertem Bestellsystem"
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