Digitale Kataloge als Schlüssel moderner Beschaffungsprozesse

Was früher über Excel-Dateien oder unzählige E-Mails lief, funktioniert heute digital, vernetzt und weitgehend automatisiert.
Katalogsysteme sind das Herzstück moderner Beschaffung – sie verbinden Lieferanten, Einkäufer und IT-Systeme und bilden die Grundlage effizienter, transparenter und skalierbarer Einkaufsprozesse.

Gerade im B2B-Bereich, wo Unternehmen mit diversen Lieferanten und tausenden Artikeln arbeiten, schaffen digitale Katalogsysteme Klarheit, Kontrolle und Geschwindigkeit.
Sie sind damit ein zentraler Baustein der digitalen Beschaffung und entscheidend, um Prozesse nachhaltig zu optimieren.

Was ist ein Katalogsystem im Einkauf?

Ein Katalogsystem im Einkauf ist eine zentrale, digitale Plattform, über die Unternehmen sämtliche Produkte, Preise und Lieferantenbeziehungen verwalten und Bestellungen direkt auslösen können.

Es ersetzt manuelle Produktkataloge oder autark betriebene Shops durch eine automatisierte, strukturierte Lösung. Artikel, Preise, Verfügbarkeiten und Lieferanteninformationen stehen in Echtzeit zur Verfügung – häufig direkt angebunden an das ERP-System.

Einfach gesagt:
Ein Katalogsystem ist der digitale Produktkatalog von heute – nur intelligenter, integrierter und effizienter.
Ziel ist es, alle relevanten Einkaufsdaten an einem Ort zu bündeln und Bestellungen schneller, sicherer und nachvollziehbarer zu machen.

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Der Systemkatalog – das Herz des Katalogsystems

Der Systemkatalog enthält strukturierte Informationen zu allen beschaffbaren Produkten – inklusive Artikelnummern, Beschreibungen, Bildern, Preisen, Lieferzeiten und Mengeneinheiten.

Je nach Organisation kann er intern gepflegt oder extern über Schnittstellen wie OCI oder EDI an Lieferantenshops angebunden werden. Moderne Lösungen sind oft direkt mit Einkaufssystemen wie SAP, Ariba oder Jaggaer verknüpft, um Bestellungen ohne Medienbruch zu ermöglichen.

Praxisbeispiel:
Für unseren Kunden Evonik haben wir ein umfangreiches B2B-Katalogsystem mit SAP-Anbindung entwickelt. Mehrere Geschäftsbereiche können darüber standardisierte Produkte zentral und transparent bestellen – vollständig integriert in die Unternehmensprozesse.

Die drei Katalogtypen im Einkauf

Es haben sich drei Haupttypen von Katalogsystemen etabliert, die sich danach unterscheiden, wer die Daten liefert und wo der Einkauf stattfindet:

1. Interne Kataloge

Produktdaten werden direkt im Unternehmen gepflegt – z. B. bei Rahmenverträgen mit festen Lieferanten.
Vorteile: Einheitliche Datenstruktur, volle Kontrolle über Preise und Inhalte.
Nachteil: Hoher Pflegeaufwand und eingeschränkte Darstellungsmöglichkeiten.

2. Lieferantenkataloge (Hosted Catalogs)

Der Lieferant stellt Produktdaten im Standardformat (z. B. BMEcat, XML) bereit, die in das System des Einkäufers importiert werden.
Vorteile: Aktuelle Daten, geringerer Pflegeaufwand, individuelle Preisabsprachen.
Nachteil: Technische Abstimmung bei Updates erforderlich.

3. Externe Kataloge (PunchOut-Kataloge)

Der Einkäufer wird über Schnittstellen wie OCI oder cXML direkt auf den Shop des Lieferanten geleitet. Nach der Auswahl werden die Produkte automatisch ins Einkaufssystem übertragen.
Vorteile: Immer aktuelle Daten, optimale Darstellung komplexer Sortimente, direkte Verbindung zum Lieferantenshop.
Nachteil: Preise werden vom Lieferanten gepflegt.

Mehr zu OCI finden Sie auf unserer Infoseite: www.cosmoshop.de/oci-shop/

Darstellung eines modernen digitalen Beschaffungsprozesses mit Lager, Datenfluss und automatisierter Logistik – symbolisiert effiziente Einkaufs- und Katalogsysteme zur Zeit- und Kostenersparnis im B2B-Bereich.

Warum Katalogsysteme im Einkauf unverzichtbar sind

Katalogsysteme bieten zahlreiche Vorteile – nicht nur für den Einkauf, sondern für das gesamte Unternehmen:

1. Effizienzsteigerung
Routineaufgaben werden automatisiert, Freigaben digitalisiert, Bestellungen direkt ins ERP übergeben.

2. Kostensenkung
Durch Standardisierung sinken Prozesskosten um bis zu 50 %. Zudem verbessert sich die Preisverhandlung durch bessere Datenlage.

3. Transparenz & Kontrolle
Alle Einkäufe sind nachvollziehbar – wer bestellt was, wann und zu welchem Preis.

4. Compliance & Sicherheit
Freigabeworkflows verhindern unkontrollierte Beschaffungen („Maverick Buying“).

5. Nachhaltigkeit
Digitale Prozesse sparen Zeit und Ressourcen und fördern nachhaltige Beschaffung.

Integration mit ERP-Systemen

Erst durch die Verbindung mit ERP- oder Einkaufssystemen entfaltet ein Katalogsystem sein volles Potenzial.
Über Schnittstellen wie OCI, cXML oder EDI können Produkt- und Bestelldaten automatisch zwischen Lieferant und Einkäufer ausgetauscht werden – ohne manuelle Eingriffe.

So entsteht ein vollständig digitaler Beschaffungsprozess, wie ihn führende Unternehmen bereits einsetzen.

Praxisbeispiel: Evonik – B2B-Katalogsystem mit SAP

Für Evonik entwickelte CosmoShop ein zentrales B2B-Katalogsystem mit SAP-Anbindung.
Es ermöglicht die Beschaffung standardisierter Produkte für mehrere Unternehmensbereiche – effizient, sicher und integriert.

Ergebnisse:

Anbindung an SAP
Automatisierte BMEcat-Katalogimporte
OCI-Bestellprozesse
Multi-Kundenfähigkeit
Deutlich reduzierte Prozesskosten

Dieses Projekt zeigt:
Katalogsysteme sind mehr als Software – sie sind strategische Infrastruktur für den Einkauf.

Fazit: Katalogsysteme sind die Basis digitaler Beschaffung

Katalogsysteme sind kein Nice-to-have, sondern ein Muss für effiziente, skalierbare und transparente Einkaufsprozesse im B2B.
Unternehmen, die noch manuell bestellen, verlieren Zeit und Geld.

Digitale Kataloge sorgen dafür, dass Bestellungen schneller abgewickelt werden, Budgets besser kontrolliert bleiben und Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Die Zukunft der Beschaffung ist digital – und sie beginnt mit einem gut strukturierten Katalogsystem.

FAQ zu Katalogsystemen im Einkauf

Wie aufwendig ist die Einführung eines Katalogsystems?
Der Aufwand hängt von der bestehenden IT-Landschaft ab. Cloud-Lösungen sind meist in wenigen Wochen implementiert.

Kann ein Katalogsystem mit mehreren ERP-Systemen verbunden werden?
Ja, über Standardschnittstellen wie OCI oder cXML lassen sich mehrere ERP-Instanzen gleichzeitig anbinden.

Wie oft sollten Katalogdaten aktualisiert werden?
Idealerweise automatisch. Moderne Systeme synchronisieren Daten in Echtzeit über API– oder BMEcat-Schnittstellen.

Was kostet ein digitales Katalogsystem?
Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang. Cloud-Systeme starten oft mit geringen monatlichen Gebühren.

Wie sicher sind Katalogsysteme?
Seriöse Anbieter arbeiten DSGVO-konform und hosten Daten in zertifizierten EU-Rechenzentren.

Welche Rolle spielt ein Katalogsystem im E-Procurement-Gesamtkonzept?
Es ist der operative Kern – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsfreigabe, vollständig digital und integriert.

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